Основним документом на перевезення вантажу є товарно-транспортна накладна.
Товарно-транспортна накладна  - єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, та є одним із документів, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку (далі ТТН).

ТТН може бути складена у:
-    Паперовій формі
-    Електронній формі (з додержанням вимог Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги»

Обов’язкові реквізити, які має містити ТТН:
-    назву документа,
-     дату і місце його складання,
-     найменування Перевізника,
-    найменування Замовника,
-    Вантажовідправника,
-    Вантажоодержувача,
-     Найменування та кількість вантажу, його основні характеристики та ознаки, які дають можливість однозначно ідентифікувати цей вантаж,
-    Автомобіль (марка, модель, тип, реєстраційний номер), причіп/напівпричіп (марка, модель, тип, реєстраційний номер),
-    Пункти навантаження та розвантаження із зазначенням повної адреси,
-    Посади, прізвища та підписи відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача, водія та/або експедитора.

Відповідно до ст.51 ЗУ «Про автомобільний транспорт» від 05.04.01 р. № 2344-III  замовник за договором про перевезення вантажу зобов'язаний забезпечити своєчасне та повне оформлення документів на перевезення вантажу.
Замовником транспортних послуг є  юридична або фізична особа, яка замовляє транспортні послуги з перевезення вантажів.
Перевізником є юридична або фізична особа, яка безпосередньо здійснює надання транспортних послуг з перевезення вантажів.

Законодавчо передбачено, що ТТН на перевезення вантажів автомобільним транспортом виписує Замовник (вантажовідправник) у трьох примірниках для замовника (вантажовідправника), перевізника і вантажоодержувача. 

Але бувають випадки коли Замовник і Вантажовідправник різні суб’єкти господарювання, або є  Експедитори, які виступають посередниками між Замовником і Перевізником, у такому разі необхідно подбати по необхідну кількість екземплярів ТТТ для всіх учасників надання послуги з перевезення вантажів. Так законодавчо це не передбачено, але є устелена практика, що всі суб’єкти задіяні у процесі перевезення вантажу вимагають свій екземпляр ТТН. І якщо Замовник (вантажовідправник) не потурбувався про необхідну кількість екземплярів ТТН, то звісно комусь не вистачить. І тоді починається виготовлення копій і засвідчення їх печаткою. Але слід пам’ятати,  засвідчені копії не можуть бути підтвердженням здійснення господарської операції, бо не відповідають визначенню первинного документа в розумінні норм чинного законодавства.

Будьте пильні при роботі з первинними документами. Дотримуйтесь вимог щодо їх складання та використання, і Ваш облік буде бездоганний.