На підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу оформляють документ первинного обліку «Особова картка». 
Цей документ складається з п’яти розділів, які заповнюються  на підставі документів: паспорта, військового квитка (тимчасового посвідчення), трудової книжки, диплому або іншого документу про закінчення навчального закладу та опитування працівника.
Особову картку заводять на кожного працівника, з яким укладено трудовий договір, у тому числі на тих працівників, хто прийнятий на постійну, тимчасову, сезонну роботу або за сумісництвом.
 Типова форма № П-2 «Особова картка працівника» затверджено спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656 (далі — наказ № 495). 
Особові картки працівників (у тому числі тимчасових і таких, які працюють за сумісництвом) зберігають в організації протягом 75 років  після звільнення таких працівників (п. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5).
Важливо пам’ятати: з кожним записом, що вноситься до трудової книжки (вкладиша) на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення та звільнення, працівника ознайомлюють під підпис в особовій картці.